'95年度の"高専LAN調査検討プロジェクト「最終報告書」"において堀内長野高専教授は、校内LANの事務利用の基本的な条件として、
第1に、事務利用を効率的に行うための環境として、ハード的には「全教職員に対して1人1台のLAN接続端末が設置されている」こと、第2にソフト的には
を挙げています。
これらの基本的な条件について言えば、沼津高専は第1の条件であるEUC(End User Computing)、つまり「全教職員に対して1人1台のLAN接続端末が設置」は実現しています。ソフト的には(1),(2),(3)と(7)の条件が実現しています。(4)、(5)そして(6)の条件については実現していません。
このような条件の下で、私たちは堀内教授が示した101項目に上る事務関連業務の校内LAN利用を検討しました。その検討結果を報告します。
沼津高専においてはEUCを実現したとき、すべての端末にNetScape Navigator Ver.1.20 が用意されました。それから1年、現在、ほとんどの端末では Ver.3.0 が稼動しています。更に、少なくない端末では Ver.4.0b が稼動しています。
NetScape Navigator Ver.1.20 では、例えば、フレームを用いたPageは見ることができません。HTML Ver.3.2 で書かれた文章を見ることはできません。しかし、実際に提供される情報は、ほとんどがこうしたブラウザのバージョン・アップに対応してどんどん変わっていきます。「NetScape Navigator では何も見ることができない」と言う苦情が事務部から続出しました。そこで、教官有志が事務部を走り回ってブラウザのバージョン・アップの仕方を教え、自分ではできない人に各端末のブラウザをバージョン・アップをして回ることになりました。わずか70台あまりの端末だからこそできた仕事です。
明治時代の初期には、日暮れどきになると街頭のガス灯をつけて回る人がいました。LANの世界も今は黎明期です。文明開化が始まったばかりでガス灯の時代です。電灯が当たり前になるにはもう少し時間がかかります。だから、各端末にブラウザの新しい「灯」をつけて回る人が必要なのです。事務部には各課に必ず一人はこの「灯つけ係」が必要です。この仕事を「業務」として位置付けるかどうかに校内LANの事務利用においてWWWが有効になるかどうかがかかっています。
もう一つ重要なことがあります。WWW資料を発信するときには必ず「テキスト文章を用意する」と言うことです。最新のブラウザで提供する文章と、どんなブラウザでも見ることができる文章の2種類を用意するように徹底させなければなりません。沼津高専の事務部のHomePageでは事務連絡はテキストで貼り付けてあります。
堀内長野高専教授が提案した「WWWを利用した事務連絡事項」55件中、32件は実現できました。実現できなかったのは23件です。ここでは、「実現できた事項については、どのような形になったか」と言うことと、「実現できなかった事項についてはなぜ実現できなかったのか」と言うことについて報告します。
そこで、問題があります。事務官は決済の下りた文章しか掲示できません。WWW資料として、全学に掲示する場合に、その趣旨を起案書に書いて、係長、課長、部長、校長の順に決済を仰ぎ、しかる後にWWW資料として掲示することになります。例えば、総務委員会の議事録などは次回委員会での議事録確認が必要ですので、それだけでも1ヶ月かかります。総務委員会での「決定」をうけて全学が動くのですから、これでは何のための校内LANかわかりません。
しかし、従来は学科主任が総務委員会での報告事項、決定事項のメモをして学科会議で報告すると言う手法を取っていたのですから、このメモを学科主任の責任でWWW資料として学科に公開するのは何ら問題はないわけです。そこで、当プロジェクトでは学内専用の掲示板を作ってそこに学科主任が総務委員会議事録を貼り付けることにしました。その時点までにE-mailで出された各種委員会の報告もそこからリンクできるようにし、さらに、このメモはどこの学科からも見ることができるようにしました。
おかげで、学科会議では総務委員会報告をやる必要がなくなったわけです。総務委員会の雰囲気を伝えるために、各委員の雑談まで詳細にメモして貼り付けたところ、雑談の発言者からの苦情を除いて、おおむね好評を得ました。総務委員会では「雑談」がなくなって、議事進行が大変スムーズに進むようになりました。
このように「お役所仕事」でスムーズに事が運ばない事項に関しては、副校長、校長補佐、主任と言った人たちが、各自の責任でWWW資料を作成し必要な部署に発信する、と言う文化がLANの有効利用に結びつきます。ただし、発信者は議長の指示に従って、何を発信して、何を発信してはいけないのかと言うことを判断する姿勢が求められることは言うまでもありません。例えば、学生の不祥事に関する報告からは学生の個人名は出てこなくなりました。
こうしたモラルを持って校内LAN活用に取り組めば、相互の信頼関係が強くなることは明白です。今では、この「総務委員会速報」の作成に当たり、事務部長以下、事務部の協力が得られるようになっています。事務部を含め、誰も「お役所仕事」の非能率さを望んではいないのですから。
これらはすべて実現できました。
授業時間割表、定期試験時間割表、については、その作成過程まで校内LANを用いて行いました。結果は以下の通りです。
校内LANの事務利用は、教官と事務官が協力して実験を繰り返しながら、相互の納得を得つつ進展しています。特に学生課のように教官、学生との接触が多い部署では、単純に「トップダウン」では進まないのが実状です。
外国籍在学者状況、在学生在籍状況、女子学生在学状況、学籍異動者状況、、寮生現員状況、研究生・科目等履修生・聴講生数 といった基礎データは毎月総務委員会で確認されている事項ですので、総務委員会速報にて掲示されています。
志願者年度状況、大学編入学状況、卒業(修了)者の進路状況、企業の産業別一覧、学科別就職先一覧、就職採用企業(歴代)一覧、等は「学生募集関連」のPageや「中学生の皆さんへ」という沼津高専の紹介Pageに掲示されています。学科毎のテーマについては、各学科のHomePage、学科内掲示板で対応しています。
合宿実施スケジュール一覧、は学内用掲示板に実現しています。今後はこの「学内用掲示板」そのものの管理・運用のなかで「誰が管理するか」をはっきりさせていかなければならないのが課題です。
対外広報:学校案内、学校紹介、公開講座募集案内、学生募集要項、入試日程、志願者年度状況、合格者発表、進学説明会案内
については、すべて実現されました。前述した「学生募集関連」のPageや「中学生の皆さんへ」という沼津高専の紹介Page、新着情報のPageに公開されています。こうしたPageは庶務課を始め、該当する委員会が運営しています。
就職活動関係照会、については実現されていません。これはWWW資料というよりはE-mailを用いた連絡によって行われています。
宿直割振表、もE-mailによる通知として行われています。WWW資料にした場合、誰が、どのように管理するのかが明確でない、というのが理由です。
科学研究費補助金の公募内容、もWWW資料にはなっていません。これは、請求すれば各自に行き渡るだけの資料数が得られますので、WWWでの公示にはなっていないと思われます。
各種会議開催予定一覧、停電・断水等の予定表、もE-mailで行われています。WWW資料として掲示するメリットがないと考えられます。
出張一覧、については「教官個人別時間割」が公示されていますので、定期的な学外研修等については、そこでわかります。それ以外の出張については、E-mailで学科内に通知されていますので、WWW資料にはなっていません。
後援会予算執行状況、については学校業務ではないという観点から、WWW資料にはしていません。学校後援会の問題だと思います。
学生便覧公示、については実現可能な課題ですが、出来ていません。やはり「誰が、どのように実現して、管理するのか」が明確になっていないのが原因です。
非常勤講師一覧及び授業実施状況、教室系技官実験実習卒研補助状況、これらも実現されていませんが、各学科でやれば出来ることですので、早晩実現されることでしょう。しかし、授業実施状況となると管理が大変です。
高校からの高専編入学状況、については、多分、今年度から実施されると思います。なぜなら、「こうした課題は教務主事が扱うもの」ということがはっきりしているからです。 以下に掲げる学生へのアナウンス事項については、すべて実現されていません。
バイク・自転車通学登録一覧、学割・通学証明書の発行一覧、奨学金の募集内容、アルバイト・下宿等の案内、授業料免除関係照会、
「現状では、こうしたWWW資料を見ることの出来る学生が少ない」というのが理由です。
大会引率スケジュール一覧、クラブ・同好会別登録一覧、課外活動実施計画及び報告、等クラブ活動関係についても同様です。
学生会行事関係通知、については学校の業務事項ではなく、学生会の仕事ですから、当然実現されていません。学生会が独自のサーバを持ち、運用できるように支援し、指導することこそ学校業務でしょう。
全国に散らばる AL-Mail User が作った Helper に関する情報が学内用の一般科目掲示板「AL-Mail Helper いろいろ 」に掲示され、「mail folderの整理とか、mailの管理とか、mailerの扱いに関する技術的課題をまとめて情報提供」しています。遠藤一般科目助教授の仕事です。おかげで、このメーラーは日増しに使いやすいものになっています。
堀内教授が提起された「電子メールを利用した事務連絡事項」33件中、12件は実現されていますが、残り21件は実現されていません。
科学研究費補助金の決定通知、特殊郵便・宅配便等の連絡、各種会議開催通知、会議議事要旨通知、図書貸し出し通知、停電・断水等の通知、旅費支給連絡、各種資料提出依頼、クラブ顧問付添手当支給通知、シラバス提出依頼・送付、学生便覧等原稿依頼・提出、
当然の事ながら、受信側にE-mailを使用する環境が整っていなければ、E-mailを使用した事務連絡は出来ません。その意味で、文部省、国専協等との諸連絡、文部省等との諸連絡等は実現できていません。
外部機関との事務連絡、当該所属長あて出張依頼、技術相談及びその回答、外部非常勤講師等の委嘱事前手続き、就職活動関係通知・照会、については受信側で環境が整っている場合には実現しています。しかし、まだまだ少数といわざるを得ない状況です。
アンケート等の発送、回答、各機関相互の内規交換、については該当事項がありませんでした。
配分予算の通知について、全学的な予算配分をE-mailで通知するのは適切ではなくWWW資料として学内掲示板等に貼り付ければいいのでしょうが、個々の予算関係、例えば、「委任経理金が使用できるようになっています。」といった内容なら実現しています。
発信者の認証は「電子署名」によって可能です。本プロジェクトはこの電子署名の実験を行い、その成果は遠藤一般科目助教授によって一般科目掲示板「あなたも P G P の達人に」のPageに掲示されています。PGPによる電子署名は沼津高専の公式メーラー AL-mail から容易に使用できることもわかりました。本プロジェクトの大きな収穫の一つです。PGPは元来、暗号文章のやり取りが出来るものになっていますので、E-mailで「はがき」だけでなく、封書や書留便も送れることがわかりました。今後は、PGPを用いて、学内の「判子」事務をどれだけなくせるか、という課題に挑戦していくつもりです。しかし、こうした課題は技術的な問題だけではなく、長年にわたって培われてきた文化を変えていく課題を伴なっているために、なかなか一筋縄では行かないのが現状です。
出席欠席状況提出、公休認定の周知、健康診断書発行依頼、は実現していません。これらの課題に取り組むには時間がなかったというのが実状です。
授業時間割変更通知、休講届け出受理(代替授業含む)と提示については出張届にこうした事項に関する記述欄があります。出張届、学外研修届を各教官がダウンロードできる環境は整えました。E-mailの活用ではなく、校内LANを通じて定型文書の配布体制を作った、ということで半ば実現したことになるのかな、と思います。
提起された課題7件はすべて実現していません。専用ソフトはCGIを始めとして幾つか検討したのですが、セキュリティーの問題等、まだまだ検討すべき課題があることがわかりました。検討は継続中で結論を出すには至っていません。
ただし、校長のスケジュール管理に関しては進展がありました。専用ソフトではありませんが、小型のノートパソコン(モバイル・ギア)と携帯電話から学校長がいつでもどこからでもPPPを通じて校内LANに接続できるようにしたことです。このために、沼津高専はあらゆる事態に対して学校長の指揮の下に行動できる体制が出来ました。
'97年4月9日(火曜日)に、文部大臣が来校されましたが、大臣への学校説明、校内案内、HomePageでの発信に至るまですべて円滑に進行しました。大臣が本高専を発たれたのが同日午後2時でしたが、沼津高専のHomePageはその新着情報Pageで、文部大臣が本高専を視察されている様子を、午後3時には全国に発信しています。
これら一連の準備と報告の作成指示はすべて、学校長のノートパソコンから事務部長、庶務課長、に向けて発信され、幾つもの書類のやり取りが行われました。電話とFAX.ではこれほどの機動性は望めなかったでしょう。校内LANの威力です。
問題はソフトです。沼津高専ではすべての教職員にMicrosoftWordを公式ワープロソフトとして配布しました。しかし、事務部は「一太郎」がお好きなようです。理由は「罫線」の扱いにあります。Wordでは罫線内に文字を入れていくと罫線部分が変化して、記入した文章をすべて表示します。その代わり、罫線部分が変化します。文書の書式が変化するように見えることもあります。これが事務部のワープロ文化とは相容れないようです。「一太郎」では、指定した罫線内に入りきれない文字は書類から抹消されます。罫線による書式優先のワープロソフトです。事務部には好まれています。従って、事務部は配布されたワープロソフト以外に独自で「一太郎」を購入しています。従って、事務部はMicrosoftWord と「一太郎」の2種類のワープロソフトを各自のハードディスクに入れておくという「無駄」をやっています。
E−mailで添付ファイルを送るとき「一太郎」で作ったファイルを送ってしまい、受け取った教官から苦情が続出するということがありました。校内LANの事務利用にとって最も重要なこと、それは「受け取り側の立場に立つ」ということではないでしょうか。何のために全教職員共通のワープロソフトを用意したのか、わからなくなります。
定型文章のほとんどは罫線の塊になっています。書式が指定されているために学内努力だけでは解決できない問題を含んではいますが、可能な限り、書式から罫線を取り除くよう、事務部に対しては、今後とも粘り強い説得が必要になります。
外部サービス利用として学術情報センターの利用はできるようになっています。但し、沼津高専では「ブロードキャスティング方式の事務連絡」は取られていません。従って、授業料等納入金の通知、督促、休講情報、学校諸行事、学生呼び出しなど学生に対する諸連絡についての「ブロードキャスティング方式の事務連絡」は実現していません。
長野高専では「ブロードキャスティング方式の事務連絡」は効果を上げており、学生の評判もいいという報告が堀内教授よりありました。
WWWを用いた事務利用で、効果があるのは図(Gif.file)を用いた事務連絡です。
新設駐車場ができたので、従来の駐車場を廃止する旨、会計課施設係から連絡がありました。この連絡はWWWを用いて行われました。新設駐車場へ移る教職員数が、62名でしたが、この連絡を事務部HomePageに貼り付けたところ1週間で90件近いアクセスがあり、「連絡」がほぼ徹底したことが確認されました。
専攻科建物の工事が開始されたために、校内に「立ち入り禁止区域」が設定されましたが、これもWWWを用いて図入りで連絡されました。しかし、この方は学生にも連絡を徹底しなければならない事項なので、学生係は各教室への連絡をカラー・コピーで掲示しなければならなくなって、コスト高になりました。
庶務課人事係は文部省から送られてきた「ボランティア休暇リーフレット」をイメージ・スキャナーで撮って、事務部のHomePageに貼り付けました。「わずか5部しか送ってこないで、全員に徹底させろというんですよ、文部省は!」といった人事係長のボヤキはWWWの中に消えました。徹底したかどうかはlog.fileを見れば容易に判断できます。アクセス件数が少なければ、E-mailを送って「見るように」催促すれば良い訳です。「通知を徹底させる」という「掛け声」は、校内LANの事務利用において「掛け声」だけでなく現実味を帯びたものになってきました。
庶務課にイメージ・スキャナーが装備されましたので、各種連絡のWWW利用は加速されると思います。
事務官はパニックになります。'95年度高専LAN調査検討プロジェクト「最終報告書」で述べられているように、すべての事務官は従来の仕事を遂行しつつ、全く新しい仕事である校内LANの事務利用を前進させていかなければならないからです。
「時間が無い。」というのがすべての事務官の偽らざる気持ちです。従来事務にミスがあってはならない。特に年度末は入試業務を抱えています。絶対にミスが許されない状況です。それなのに、校内LANの事務利用などと言う余計な仕事が増えたわけです。たまりません。
しかし、従来の方式を捨てるつもりで、且つ新しい方式(まだ、確立されていない方式、に挑戦しなければ、何も前に進みません。そして、それが出来るか否かは、各人の能力の問題です。これが出来るか否か、やっているか否か、が、各高専の事務の「今の力量の目安」になっています。
勿論、「暇になったらやろう」という姿勢では何時まで経っても出来ない事ぐらいは、誰だって分っています。暇なときなんかありませんからね。だから、「今やらなければ、何時まで経っても出来ない」と言う事は頭では分っています。しかし、からだが動きません。それに「見合った指示も、然るべき講習(研修)もなされていない」という事務官の不満があります。
校内LANの活用は「管理職から順番に」という標語があります。何度も言うように校内LANの活用の成否は管理職の姿勢いかんにかかっています。肝心なのは事務部長です。
事務部長は、事務官に週に2時間位の校内LAN活用学習時間を設ける努力をしてください。但し、誰に何時、何時その時間を割り当てる等と言う事はしなくても結構です。週に2時間くらい校内LANの学習をしろ、と言う指示を出してほしいものです。それから各自の学習成果を各自HomePageを作って貼り付けるように指示して下さい。それを見れば、事務官が見る見るうちに力が付いてくるのが分るはずです。部長、課長の管理職は、事務官が、めきめきと実力をつけていく様子をしっかりと見てほしいと思います。
さて、その「めきめきと実力をつけていく事務官」の方ですが、勿論、1人で悩んでいても「頭で分っても体が動かない」状況は変わりません。そこで、「最終報告」にある次の標語が意味を持ちます。すなわち、「事務部門と教官との連携を密にし、事務部門は教官の自主的な支援を得るように努めることである」と。教官の有志による事務部への支援は不可欠です。
文部省の「マルチメデイアを活用した21世紀の高等教育の在り方について (マルチメデイアを活用した21世紀の高等教育の在り方に関する懇談会報告)」の中で、
http://www.monbu.go.jp/singi/j9607017.html
教員に対する支援 として以下のように述べられています。
教員研修の実施 : 教員がマルチメディアを十分に活用できる能力がなければ、マルチメディアを活用した取組は期待できない。そこで、効果的な画像映像の作成、情報表現など、教員の情報発信能力を高める研修、さらに、これらの前提となる情報通信機器、提示機器等の、各種メディアを利用する能力を高める研修が重要である。
評価の重要性:教員の教育活動におけるマルチメディアの活用や、マルチメディア教材の作成に対する意欲を向上させるためには、教員の業績の評価に当たって、通常のカリキュラム開発や教科書の作成等の業績に加えて、マルチメディアの活用に関する優れた業績についても、積極的に評価することが重要である。
こういうことを「事務流に適応したやり方」で進めないと、学習効果が上がりません。
「校内LAN活用学習時間」は、「その時間、事務官が席を離れてもよい」という許可を含むことになるでしょう。今後の課題としては、以下の「研修」を具体化していくことです。
このくらいで、いいでしょう。研修場所は、電子制御工学科の演習室、あるいは教官有志の研究室でもできます。HTMLの学習などは、学生の場合、3日あれば出来ました。
高専の改革は事務部から始まります。沼津高専事務部には、ようやくその兆しが見え始めようとしています(見えるまでには至っていません)。
以上で校内LANの事務利用についての報告を終わります。